Cách tự động chuyển tiếp email trong Microsoft Outlook

0
23

Cách tự động chuyển tiếp email trong Microsoft Outlook

Microsoft Outlook logo on blue background

Chuyển tiếp email đủ đơn giản trong Microsoft Outlook. Nhưng nếu bạn thấy mình thường xuyên chuyển tiếp các loại email giống nhau, tại sao không tự động hóa tác vụ? Bạn có thể tự động chuyển tiếp một số email nhất định hoặc thậm chí tất cả chúng.

Cho dù bạn sử dụng Outlook trên máy tính để bàn hay trên web, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách thiết lập chuyển tiếp email. Chỉ cần dành vài phút bây giờ, bạn có thể tiết kiệm thời gian cho mình sau này và chuyển sang các nhiệm vụ quan trọng hơn.

Thiết lập chuyển tiếp tự động trong Outlook trên máy tính của bạn

Tương tự như tự động BCCing email, tự động chuyển tiếp email bằng Outlook trên máy tính để bàn của bạn liên quan đến việc thiết lập quy tắc. Điều này áp dụng cho việc chuyển tiếp các tin nhắn cụ thể cũng như tất cả các email.

Chuyển tiếp một số email nhất định

Chọn hộp thư bạn muốn làm việc trong Outlook, nếu bạn có nhiều hộp thư.

Mẹo: Nếu bạn tình cờ có một email trong hộp thư đến là một trong những email bạn muốn chuyển tiếp, hãy chọn nó. Điều này sẽ cung cấp cho bạn một bước khởi đầu về việc tạo quy tắc vì Outlook sẽ sử dụng một số chi tiết trong Trình hướng dẫn quy tắc.

Chuyển đến tab Trang chủ, nhấp vào mũi tên thả xuống Quy tắc trong phần Di chuyển của ruy-băng và chọn “Tạo quy tắc”.

On the Home tab, click Rules and pick Create Rule

Khi cửa sổ Tạo Quy tắc hiển thị, hãy nhấp vào “Tùy chọn Nâng cao” để mở Trình hướng dẫn Quy tắc.

Click Advanced Options

Bước đầu tiên trong việc thiết lập quy tắc chuyển tiếp của bạn là chọn điều kiện. Chọn hộp bên cạnh mỗi điều kiện bạn muốn sử dụng để lựa chọn email. Khi làm như vậy, bạn sẽ thấy những màn hình hiển thị này trong phần mô tả ở dưới cùng. Bấm tiếp.”

Select the conditions

Bây giờ, bạn sẽ chọn hành động. Bạn có thể chọn Chuyển tiếp nó tới Mọi người hoặc Nhóm Công khai hoặc Chuyển tiếp nó cho Mọi người hoặc Nhóm Công khai dưới dạng Tệp đính kèm. Chọn hộp theo sở thích của bạn.

Select a Forward action

Trong phần mô tả ở dưới cùng, hãy nhấp vào “Mọi người hoặc Nhóm công khai”.

Click People or Public Group

Sau đó, chọn địa chỉ email bạn muốn chuyển tiếp thư đến và nhấp vào “Tới” ở dưới cùng. Nếu cần, bạn có thể sử dụng danh sách thả xuống bên dưới Sổ địa chỉ để chọn một danh sách liên hệ nhất định. Nhấp vào “OK”.

Select the forwarding address

Quay lại cửa sổ Trình hướng dẫn quy tắc, nhấp vào “Tiếp theo” và chọn hộp cho các trường hợp ngoại lệ bạn muốn thêm, nếu có. Bấm tiếp.”

Select any exceptions

Đặt tên cho quy tắc của bạn rồi chọn hộp Bật quy tắc này. Theo tùy chọn, bạn có thể chọn hộp để chạy quy tắc ngay lập tức. Nhấp vào “Hoàn tất” để lưu và bật quy tắc của bạn.

Name and enable the rule

Chuyển tiếp tất cả các email

Nếu bạn muốn chuyển tiếp tất cả các email bạn nhận được đến một địa chỉ email khác, bạn sẽ làm theo các bước tương tự như trên với một ngoại lệ.

Trong bước điều kiện của Trình hướng dẫn quy tắc (Bước 1), chọn hộp Đã gửi tới [địa chỉ email của bạn]. Điều này sẽ áp dụng quy tắc cho tất cả các email được gửi đến địa chỉ đó. Sau đó, tiếp tục với phần còn lại của quá trình thiết lập quy tắc để chuyển tiếp email.

Forward all emails to address

LIÊN QUAN: Cách tự động BCC email bằng quy tắc trong Outlook

Thiết lập chuyển tiếp tự động trong Outlook trên Web

Nếu bạn sử dụng Outlook cho web, bạn có thể tạo quy tắc chuyển tiếp giống như phiên bản dành cho máy tính để bàn. Nhưng bạn sẽ thiết lập chuyển tiếp cho tất cả các email đến không sử dụng quy tắc.

Đối với một trong hai tùy chọn, hãy nhấp vào biểu tượng bánh răng ở trên cùng bên phải để mở thanh bên Cài đặt. Ở dưới cùng, nhấp vào “Xem tất cả cài đặt Outlook”.

Click View All Outlook Settings

Chuyển tiếp một số email nhất định

Để chỉ chuyển tiếp các email cụ thể, bạn sẽ thiết lập một quy tắc. Chọn “Thư” ở ngoài cùng bên trái và sau đó chọn “Quy tắc” ở bên phải. Nhấp vào “Thêm quy tắc mới”.

Click Add New Rule

Chỉ có ba bước để thiết lập quy tắc trong Outlook cho web. Bắt đầu bằng cách đặt tên cho quy tắc của bạn.

Name the rule

Tiếp theo, nhấp vào hộp thả xuống để chọn một điều kiện. Bạn có thể sử dụng các tiêu chí như email của ai, tên của bạn xuất hiện như thế nào, hoặc dòng chủ đề hoặc nội dung bao gồm những gì.

Select a condition

Thực hiện lựa chọn của bạn và sau đó bao gồm bất kỳ chi tiết bổ sung nào cần thiết vào hộp bên phải, nếu có. Để bao gồm các tiêu chí khác, hãy nhấp vào “Thêm một điều kiện khác” và làm điều tương tự.

Condition added

Cuối cùng, bạn sẽ thêm hành động. Nhấp vào hộp thả xuống cho Chọn một hành động và chọn “Chuyển tiếp đến” hoặc “Chuyển tiếp dưới dạng tệp đính kèm” theo tùy chọn của bạn.

Select a Forward action

Nhập địa chỉ email bạn muốn chuyển tiếp email vào hộp xuất hiện. Để bao gồm một hành động khác hoặc thêm một ngoại lệ, hãy nhấp vào liên kết tương ứng.

Action added

Nếu bạn có các quy tắc khác được thiết lập bằng cách sử dụng các điều kiện tương tự, bạn có thể chọn hộp để Dừng xử lý các quy tắc khác nếu bạn muốn. Điều này sẽ bỏ qua các quy tắc tiếp theo áp dụng cho các email giống nhau.

Khi bạn hoàn thành, hãy xem lại quy tắc của mình và nhấp vào “Lưu”.

Click Save

Chuyển tiếp tất cả các email

Thay vì chuyển tiếp các email cụ thể, bạn có thể chọn chuyển tiếp tất cả.

Chọn “Thư” ở ngoài cùng bên trái và sau đó chọn “Chuyển tiếp” ở bên phải.

Chọn hộp để Bật chuyển tiếp. Sau đó, nhập địa chỉ email bạn muốn chuyển tiếp thư vào hộp. Theo tùy chọn, bạn có thể chọn hộp để Giữ Bản sao Thư được Chuyển tiếp. Sau đó, nhấp vào “Lưu” khi bạn hoàn tất.

Forward all emails

Chuyển tiếp một số email nhất định đến một địa chỉ email khác là một cách tiện dụng để giảm bớt công việc phải làm thủ công.

Dịch từ: https://www.howtogeek.com/759918/how-to-automatically-forward-emails-in-microsoft-outlook/

BÌNH LUẬN

Vui lòng nhập bình luận của bạn
Vui lòng nhập tên của bạn ở đây