Cách Thêm (hoặc Xóa) Chữ ký Điện tử trong Tệp Microsoft Office

0
14
Smartphone screen showing Office 365 logo

Cách Thêm (hoặc Xóa) Chữ ký Điện tử trong Tệp Microsoft Office

Smartphone screen showing Office 365 logo
rafapress / Shutterstock.com

Các tài liệu văn phòng đôi khi được sử dụng như các tài liệu pháp lý và thường yêu cầu chữ ký. Hoặc, đôi khi, bạn có thể muốn thêm một chữ ký vô hình để bảo vệ tính toàn vẹn của tài liệu. Bạn có thể thực hiện trong một số ứng dụng Office nhất định.

Thêm chữ ký có thể nhìn thấy trong Word và Excel

Cả Microsoft Word và Excel đều có một tính năng tích hợp cho phép bạn chèn một dòng chữ ký và chữ ký vào tài liệu hoặc bảng tính. Bạn cũng sẽ cần một chữ ký điện tử để chèn vào dòng chữ ký. Đây là mọi thứ bạn cần làm.

Chèn một dòng chữ ký

Trước tiên, hãy tiếp tục và mở tài liệu Word hoặc bảng tính Excel mà bạn muốn thêm dòng chữ ký vào, sau đó đặt con trỏ vào nơi bạn muốn chèn. Tiếp theo, nhấp vào “Dòng chữ ký”, được tìm thấy trong nhóm “Văn bản” của tab “Chèn”.

Click Signature Line.

Cửa sổ Thiết lập Chữ ký sẽ xuất hiện. Bạn sẽ cần điền vào các trường sau:

  • Người ký được đề xuất – Tên của người ký tài liệu.
  • Đề xuất của Người ký tên – Chức danh của người ký.
  • Địa chỉ email của người ký được đề xuất – Email của người ký.
  • Hướng dẫn cho Người ký – Bạn có thể thêm bất kỳ hướng dẫn đặc biệt nào mà bạn muốn người ký biết trước khi ký tại đây.

Bạn cũng sẽ cần chọn / bỏ chọn các tùy chọn này:

  • Cho phép người ký thêm chú thích trong hộp thoại ký – Người ký tài liệu cũng có thể thêm mục đích chữ ký của họ.
  • Hiển thị Ngày ký trong Dòng Chữ ký – Sau khi tài liệu được ký, ngày ký sẽ xuất hiện.

Sau khi bạn điền đầy đủ mọi thứ, hãy nhấp vào nút “OK” ở cuối cửa sổ.

Click OK.

Dòng chữ ký sau đó sẽ xuất hiện.

The signature line.

Gửi tệp cho cá nhân cần ký tài liệu. Hoặc, nếu bạn là người ký tài liệu, hãy đọc tiếp.

Ký tệp Word hoặc Excel của bạn bằng chữ ký điện tử của bạn

Nếu bạn chưa có chữ ký điện tử, bạn sẽ nhận được lời nhắc từ Office cho bạn biết rằng bạn sẽ cần một chữ ký số để ký vào tài liệu bất cứ khi nào bạn bấm đúp vào dòng chữ ký. Office cũng sẽ hỏi bạn có muốn nhận một tài khoản từ Đối tác của Microsoft trong lời nhắc hay không.

Get a Digital ID message.

Nếu bạn chọn “Có”, nó sẽ đưa bạn đến trang web hỗ trợ chính thức, nơi nó giải thích các lợi ích của ID kỹ thuật số, cùng với một số cơ quan được chứng nhận được đề xuất đủ điều kiện cấp chứng chỉ kỹ thuật số. Trong tài liệu có GlobalSign và IdenTrust, nhưng có nhiều tài liệu khác để bạn lựa chọn.

ID kỹ thuật số từ cơ quan được chứng nhận khác với chữ ký viết tay vì nó thêm mã vào tài liệu cho thấy rằng chính bạn thực sự chứ không phải ai đó giả danh bạn, đã ký vào tài liệu.

Lưu ý: Bạn có thể tạo chứng chỉ kỹ thuật số của riêng mình bằng cách chạy SELFCERT.EXE trong thư mục cài đặt Office. Tuy nhiên, điều này không xác minh danh tính của bạn giống như chữ ký từ cơ quan được chứng nhận, vì những kẻ gian lận cũng có thể tạo loại chứng chỉ này bằng cách sử dụng tên của bạn. Là một hình thức bảo mật, nếu bạn sử dụng chứng chỉ kỹ thuật số mà bạn tự tạo, một biểu ngữ cảnh báo sẽ được thêm vào tài liệu.

Để chèn chữ ký điện tử này, hãy bấm đúp vào dòng chữ ký. Một hộp thoại bật lên sẽ xuất hiện. Tại đây, hãy nhấp vào “Ký”.

Sign with your digital signature.

Tài liệu hiện đã được ký.

Your digital signature.

Để xóa chữ ký đó, chỉ cần chỉnh sửa tài liệu. Khi tài liệu đã được chỉnh sửa, chữ ký sẽ tự động bị xóa. Điều này là để bảo vệ tính xác thực của tài liệu và cũng để bảo vệ người đã ký tài liệu gốc.

A warning message stating the signature will be removed when edited.

Nếu bạn muốn chèn chữ ký được vẽ hoặc đánh máy, bạn cũng có thể tự do làm điều đó. Mặc dù nó không chứng minh tính xác thực của chữ ký, nhưng có một số trang web cho phép bạn vẽ hoặc nhập chữ ký, sau đó tải xuống dưới dạng hình ảnh. Từ đó, bạn chỉ cần chèn hình ảnh vào tài liệu bằng Chèn> Hình ảnh, sau đó nhấp và kéo hình ảnh đó vào dòng chữ ký.

LIÊN QUAN: Cách Chèn Ảnh hoặc Đối tượng Khác trong Microsoft Office

Để nó hoạt động bình thường, hãy đảm bảo nhấp vào biểu tượng Tùy chọn định dạng ở bên phải của hình ảnh, sau đó nhấp vào tùy chọn gói văn bản “Phía trước văn bản”.

Sign the signature line.

Để xóa chữ ký này, chỉ cần chọn chữ ký bằng cách dùng chuột bấm vào chữ ký đó rồi nhấn phím Xóa.

Thêm chữ ký ẩn trong Word, Excel và PowerPoint

Bạn cũng có thể thêm chữ ký vô hình vào tài liệu của mình. Điều này bảo vệ tính xác thực của nội dung trong tài liệu. Và không giống như tính năng chèn một dòng chữ ký, bạn có thể thêm một chữ ký ẩn vào bản trình bày PowerPoint của mình.

Để làm điều này, bạn phải có chữ ký điện tử từ cơ quan có thẩm quyền được chứng nhận.

Trước tiên, hãy mở tài liệu Word, bảng tính Excel hoặc bản trình bày PowerPoint mà bạn muốn thêm chữ ký ẩn vào, sau đó nhấp vào tab “Tệp”.

Click File.

Tiếp theo, nhấp vào “Thông tin” trong ngăn bên trái.

Click Info.

Văn bản sẽ khác cho bước tiếp theo tùy thuộc vào ứng dụng bạn đang sử dụng. Nếu bạn đang làm việc trong Excel, hãy nhấp vào “Bảo vệ sổ làm việc”. Nếu bạn đang sử dụng PowerPoint, hãy nhấp vào “Bảo vệ bản trình bày”. Hoặc, nếu bạn đang sử dụng Word, hãy nhấp vào “Bảo vệ tài liệu”.

Click Protect Document in the Info section.

Bây giờ hãy nhấp vào “Thêm chữ ký điện tử” trong menu thả xuống xuất hiện.

Click Add a Digital Signature.

Từ đó, bạn sẽ cần sử dụng chữ ký điện tử mà bạn có được từ cơ quan được chứng nhận. Nếu bạn đã có chữ ký điện tử của mình, tất cả những gì bạn cần làm bây giờ là nhấp vào “Ký”.

Click Sign to sign the document.

Sau khi đã ký, một biểu ngữ sẽ xuất hiện ở đầu tài liệu nói rằng nó có chứa chữ ký.

Để xóa chữ ký này, tất cả những gì bạn cần làm là chỉnh sửa tài liệu. Khi tài liệu được chỉnh sửa, chữ ký sẽ trở nên không hợp lệ. Một thông báo sẽ xuất hiện cho bạn biết chữ ký đã bị xóa sau khi bạn thực hiện chỉnh sửa.

Signature removed message.

Điều này bảo vệ cả người ký và tính toàn vẹn của nội dung.

Thats tất cả để có nó. Mặc dù việc ký một tài liệu không nhất thiết phải khó, nhưng có một vài lớp giá trị ở đây. Để xóa bỏ mọi nghi ngờ về tính xác thực của chữ ký, hãy lấy chữ ký điện tử của bạn từ cơ quan có thẩm quyền được chứng nhận.

LIÊN QUAN: Ba Trụ cột của An ninh mạng là gì?

Dịch từ: https://www.howtogeek.com/759657/how-to-add-or-remove-a-digital-signature-in-microsoft-office-files/

BÌNH LUẬN

Vui lòng nhập bình luận của bạn
Vui lòng nhập tên của bạn ở đây