Trong báo cáo, đề xuất và các tài liệu tương tự, các bảng cung cấp các cách có cấu trúc để hiển thị dữ liệu. Nếu bạn có dữ liệu Excel, bạn có thể nhúng dữ liệu đó vào tài liệu Word của mình. Nhưng nếu không, bạn có thể tạo bảng trực tiếp trong Word và bao gồm các công thức nhanh.

Có thể bạn có một bảng sản phẩm, bán hàng hoặc địa điểm. Bạn có thể dễ dàng chèn tính toán cho tổng chi phí của sản phẩm, số lượng bán hàng trung bình hoặc số lượng địa điểm. Với dữ liệu trong bảng của bạn, chỉ mất vài cú nhấp chuột để thêm công thức.

Thêm Công thức vào Ô Bảng trong Word

Sau khi bạn chèn hoặc vẽ bảng của mình trong Microsoft Word và điền dữ liệu, hãy chọn ô mà bạn muốn thêm công thức.

Sau đó, đi đến tab Bố cục xuất hiện. Di chuyển sang bên phải của ruy-băng và bấm “Công thức” trong phần Dữ liệu.

Khi cửa sổ Công thức mở ra, đã đến lúc thực hiện tính toán nhanh chóng của bạn.

Tương tự như Excel, Word cố gắng phát hiện những gì bạn đang cố gắng làm. Vì vậy, bạn có thể thấy một công thức phổ biến, chẳng hạn như SUM, được điền và sẵn sàng để đi.

Nếu đây chính xác là những gì bạn muốn, hãy nhấp vào “OK” và công thức sẽ được áp dụng. Kết quả sẽ bật vào ô.

Để sử dụng công thức, hàm hoặc nhóm ô khác, bạn sẽ sử dụng cửa sổ Công thức để thiết lập mọi thứ.

Công thức

Bắt đầu công thức của bạn bằng dấu bằng, rồi nhập hàm của bạn, chẳng hạn như AVERAGE, COUNT hoặc PRODUCT.

Trong dấu ngoặc đơn, hãy thêm vị trí của các ô mà bạn muốn dùng cho công thức. Sử dụng các vị trí TRÊN, DƯỚI, TRÁI và PHẢI. Bạn cũng có thể kết hợp các vị trí, tùy thuộc vào vị trí của các ô liên quan đến công thức. Ví dụ: bạn có thể sử dụng TRÁI, PHẢI cho các ô ở bên trái và bên phải hoặc BÊN TRÁI, Ở trên cho các ô ở bên trái và phía trên ô.

Định dạng Số

Chọn định dạng cho các kết quả như đơn vị tiền tệ, phần trăm, số nguyên hoặc số thập phân. Nếu bạn không chọn định dạng, kết quả của bạn phải khớp với định dạng cho các ô.

Hàm Dán

Để tăng tốc quá trình, bạn có thể chọn một hàm từ danh sách thả xuống Paste Function. Điều này đặt hàm vào hộp Công thức, nơi bạn chỉ cần thêm vị trí. Bạn sẽ tìm thấy gần 20 hàm phổ biến trong danh sách.

Khi bạn hoàn tất, hãy bấm “OK” để áp dụng công thức cho ô. Bạn sẽ thấy kết quả ngay lập tức.

Công thức Tối đa Ví dụ

Trong ví dụ đầu tiên này, chúng tôi muốn xem số lượng tối đa cho các sản phẩm của mình. Chúng tôi nhập MAX(ABOVE) và nhấp vào “OK” trong mỗi ô mà chúng tôi muốn các con số. Sau đó, chúng ta thấy số lượng lớn nhất cho các ô phía trên các công thức.

Công thức Trung bình Ví dụ

Trong ví dụ thứ hai này, chúng tôi muốn chi phí trung bình và giá bán cho các sản phẩm của chúng tôi thay thế. Chúng tôi nhập AVERAGE(ABOVE) và nhấp vào “OK” để xem kết quả của chúng tôi.

Cập nhật Công thức trong Word

Microsoft Word sẽ cập nhật công thức của bạn mỗi khi bạn mở tài liệu. Nhưng bạn cũng có thể cập nhật công thức theo cách thủ công khi bạn tiếp tục làm việc trên tài liệu.

Chọn kết quả công thức. Hãy chắc chắn rằng bạn thực sự chọn kết quả, không phải ô. Sau đó, nhấp chuột phải và chọn “Cập nhật trường” từ menu.

Đối với ví dụ công thức AVERAGE ở trên, chúng tôi đã điều chỉnh giá bán để xem nó ảnh hưởng đến mức trung bình của chúng tôi như thế nào. Vì vậy, sau khi cập nhật trường, công thức của chúng tôi bao gồm dữ liệu đã chỉnh sửa.

Khi bạn thêm dữ liệu vào bảng trong Microsoft Word có thể hưởng lợi từ các tính toán đơn giản, hãy ghi nhớ mẹo này! Và nếu muốn, bạn cũng có thể sử dụng bảng tính kiểu Excel trong Word.